Alloggiati Web: come inviare le schedine degli ospiti senza errori

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato per comunicare gli ospiti che soggiornano in una struttura ricettiva. Riguarda hotel, B&B, case vacanza e affitti brevi. La legge impone di inviare i dati di ogni ospite entro 24 ore dall'arrivo. La regola vale anche per soggiorni di una sola notte.

Chi non invia le schedine, o le invia con errori gravi, rischia sanzioni. Per questo conviene capire bene come funziona il portale, prima di gestire le prenotazioni in autonomia.

Come si ottengono le credenziali

Per usare Alloggiati Web serve un accesso dedicato. Si richiede alla Questura della provincia dove si trova la struttura. Di solito occorre presentare un modulo con i dati del titolare e della struttura.

La Questura rilascia un nome utente e una password. In alcuni casi viene chiesto anche un certificato digitale, da installare sul computer usato per l'invio. Le procedure cambiano leggermente da provincia a provincia: verifica sul portale della Questura per i dettagli aggiornati e i tempi di attivazione.

Una volta ottenute le credenziali, l'accesso resta valido nel tempo. Vanno conservate con cura, perché servono a ogni check-in.

I dati richiesti per ogni ospite

Per ogni persona che soggiorna, il sistema chiede una serie di informazioni.

• Tipo di alloggiato: ospite singolo, capofamiglia, familiare, capogruppo o membro di gruppo.
• Documento di identità: tipo, numero, luogo e data di rilascio.
• Date di arrivo e di partenza.
• Cittadinanza.
• Luogo e data di nascita.

Il capofamiglia o il capogruppo dichiara anche i dati dei familiari o dei componenti del gruppo, anche se non tutti hanno un documento da presentare. È il caso tipico di una famiglia con figli minori.

Inserimento manuale o caricamento file

Il portale offre due modi per inviare le schedine. Il primo è l'inserimento manuale: si compila una maschera online per ogni ospite, direttamente sul sito.

Il secondo è il caricamento di un file in un formato definito dal Ministero dell'Interno. Questo metodo è utile quando si gestiscono molte prenotazioni, perché permette di generare il file da un gestionale e caricarlo in un solo passaggio, invece di inserire ogni ospite a mano.

Chi gestisce una sola struttura, con poche prenotazioni al mese, spesso preferisce l'inserimento manuale. Chi gestisce più strutture trova più comodo il caricamento del file.

Gli errori più comuni

Alcuni errori tornano spesso, soprattutto a chi inizia da poco.

• Comune di nascita non trovato. Capita con comuni che hanno cambiato nome, o con grafie diverse da quelle dell'elenco ufficiale. Occorre cercare il nome esatto nell'archivio del portale.
• Documento con tipo sbagliato. Confondere una carta d'identità con un passaporto, o un permesso di soggiorno con un altro documento, genera un errore o una schedina non valida.
• Ospiti stranieri senza luogo di nascita corretto. Per i cittadini stranieri serve indicare lo Stato di nascita, non solo la città. Se lo Stato manca o è sbagliato, l'invio può fallire.
• Data di arrivo errata. Un errore banale, ma frequente quando si inseriscono i dati in fretta o con giorni di ritardo.
• Dimenticare i minori. Anche i bambini vanno comunicati. Vanno collegati al capofamiglia, con i loro dati anagrafici.

Cosa fare se si sbaglia dopo l'invio

Se ci si accorge di un errore dopo aver inviato una schedina, non è sempre possibile correggerla direttamente sul portale. Le regole cambiano a seconda del tipo di errore e del momento in cui viene individuato.

La cosa più sicura è contattare la Questura di competenza e spiegare cosa è successo. Verifica sul portale della Questura, o per telefono, qual è la procedura corretta nel tuo caso. Meglio segnalare subito un errore, piuttosto che lasciarlo senza correzione.

Conservazione delle ricevute

Ogni invio andato a buon fine genera una ricevuta. È buona norma scaricarla e conservarla, insieme ai dati della prenotazione. In caso di controllo, la ricevuta dimostra che la comunicazione è stata fatta nei tempi previsti.

Conviene organizzare un archivio, anche solo una cartella per anno, con tutte le ricevute in ordine di data.

Alloggiati Web, ISTAT e imposta di soggiorno: non confonderli

Alloggiati Web non è l'unico adempimento legato agli ospiti. È facile fare confusione con altri due obblighi, che restano separati.

La rilevazione ISTAT riguarda i flussi turistici regionali. Serve a fini statistici, non di sicurezza pubblica, e in molte Regioni si gestisce con un portale diverso da Alloggiati Web.

L'imposta di soggiorno è un tributo comunale. Si versa al Comune, con regole e scadenze proprie, diverse da quelle della Polizia di Stato.

Sono tre pratiche distinte, con enti diversi. Vanno gestite tutte, ma non si sostituiscono a vicenda.

Check-in online: raccogliere i dati prima dell'arrivo

Molti errori nascono dalla fretta. Si inseriscono i dati al momento del check-in, con l'ospite davanti, e si sbaglia una lettera o un numero.

Un check-in online, fatto prima dell'arrivo, aiuta a evitare questo problema. L'ospite carica da solo il documento e conferma i propri dati, con calma, nei giorni prima del soggiorno. L'host ha così tutte le informazioni pronte, e può inviare la schedina senza fretta, entro le 24 ore richieste.

Con il check-in online di Easybnb, il documento e i dati dell'ospite vengono raccolti prima dell'arrivo, e le schedine ad Alloggiati Web, insieme ai flussi ISTAT, partono in automatico, con le ricevute conservate.

Domande frequenti

Le 24 ore per l'invio valgono anche per una notte sola?

Sì. L'obbligo di comunicare gli ospiti entro 24 ore dall'arrivo vale per qualsiasi durata del soggiorno, anche una sola notte.

I bambini vanno comunicati su Alloggiati Web?

Sì. Anche i minori vanno inseriti, come familiari collegati al capofamiglia, con i loro dati anagrafici.

Cosa succede se non invio le schedine in tempo?

Si rischiano sanzioni. In caso di dubbi su un caso specifico, verifica sul portale della Questura o contatta direttamente l'ufficio di competenza.