Alloggiati Web in automatico: le schedine senza ricopiare i documenti

Se affitti una casa o delle camere a turisti, conosci bene il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. È lì che va comunicato chi dorme nella tua struttura, ospite per ospite. Non è un adempimento che si può saltare o rimandare: è una delle poche cose che vanno fatte bene ogni volta, anche alle due di notte, anche quando l'ospite arriva con tre ore di ritardo.

In questa guida vediamo cosa chiede la legge, come si fa oggi a mano, dove si sbaglia più spesso e come far partire le schedine da sole, partendo dal check-in online dell'ospite.

Cosa chiede la legge

L'obbligo nasce dall'art. 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS): chi dà alloggio deve comunicare all'autorità di pubblica sicurezza le generalità delle persone ospitate. In pratica, la comunicazione si fa tramite il portale Alloggiati Web, con le credenziali che rilascia la Questura competente per la tua struttura.

Il punto che crea più problemi è il tempo: i dati vanno inviati entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Per chi ha una sola casa e pochi arrivi al mese è gestibile; per chi ha più unità, check-in serali e prenotazioni dell'ultimo minuto, diventa un lavoro quotidiano che non si può delegare a caso.

Se vuoi un ripasso completo del portale, dalle credenziali alla prima schedina, trovi tutto nella nostra guida su come funziona Alloggiati Web.

Come si fa oggi, a mano

Il percorso tipico di chi gestisce le schedine da solo è più o meno questo:

1. Prima dell'arrivo chiedi all'ospite la foto del documento, di solito su WhatsApp o via email, e speri che arrivi leggibile.
2. Entri nel portale Alloggiati Web con le tue credenziali.
3. Per ogni ospite ricopi a mano i dati: nome e cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento, date del soggiorno.
4. Invii la schedina e scarichi la ricevuta, da conservare.
5. Poi ripeti un lavoro simile per le statistiche ISTAT e per la tassa di soggiorno, se il tuo Comune la prevede.

Con una prenotazione per due persone sono pochi minuti. Con dieci arrivi in un weekend, gruppi di sei persone e passaporti stranieri, è mezza mattina persa, e con tanta attenzione richiesta. Abbiamo spiegato i passaggi uno per uno anche nella guida su come inserire gli ospiti su Alloggiati Web.

Dove si sbaglia più spesso

Gestendo case a Roma dal 2016, gli errori che vediamo ricorrere sono sempre gli stessi:

• Dati ricopiati male. Una lettera sbagliata nel cognome o una cifra invertita nel numero del documento: con passaporti stranieri e nomi lunghi succede più di quanto si pensi.
• Ospiti dimenticati. La prenotazione è per due, ne arrivano tre. Il terzo ospite non viene registrato perché nessuno ne aveva il documento.
• Ritardi. L'ospite arriva tardi, tu dormi, la mattina dopo hai altro da fare e le 24 ore passano.
• Ricevute perse. Scaricate sul computer, finite in una cartella qualsiasi, introvabili il giorno in cui servono.
• Foto illeggibili. Il documento arriva sfocato o tagliato e bisogna richiederlo, magari quando l'ospite è già in viaggio.

Nessuno di questi errori nasce dalla cattiva volontà: nasce dal fatto che lo stesso lavoro va ripetuto a mano per ogni ospite, ogni giorno.

Come funziona in automatico

L'idea è semplice: invece di farti mandare il documento e ricopiarlo, è l'ospite a fare il check-in dal suo telefono, e i dati partono da soli. Con Easybnb il percorso è questo:

1. Per ogni prenotazione parte un link di check-in, anche per quelle che arrivano da Booking e Airbnb. L'ospite lo apre prima di arrivare, senza scaricare app.
2. Fotografa il documento e fa un selfie, con i criteri della Polizia di Stato per il check-in a distanza. Il software legge i dati del documento, così nessuno li ricopia.
3. Controlla che volto e documento combacino. Se qualcosa non torna lo vedi tu nel pannello e decidi cosa fare.
4. La schedina parte verso Alloggiati Web, e i dati vanno anche all'ISTAT, senza riscrivere niente.
5. La ricevuta resta salvata: le conserviamo per cinque anni, pronte se arriva un controllo.

Nello stesso link l'ospite può anche pagare la tassa di soggiorno dal telefono, e a check-in completato lo stesso link diventa la sua pagina con il codice della porta, il Wi-Fi e le informazioni della casa. Abbiamo raccolto tutto il percorso nella pagina Alloggiati Web in automatico, con un breve video che lo mostra passo per passo.

Cosa resta a te

Automatizzare non vuol dire perdere il controllo. Le credenziali di Alloggiati Web restano le tue e il portale resta quello della Polizia di Stato: cambia solo chi ci inserisce i dati. Se l'ospite non riesce a completare il check-in, per esempio perché ha un documento poco comune o un telefono vecchio, puoi aiutarlo e completarlo tu dal pannello. Per i casi particolari del tuo Comune, il consiglio resta lo stesso di sempre: chiedere prima, non dopo.

Il tempo che prima passavi a ricopiare documenti lo puoi usare per rispondere agli ospiti, sistemare la casa o semplicemente dormire quando arriva un volo in ritardo.

Quanto costa e come provarlo

Il check-in online con l'invio ad Alloggiati Web fa parte del software Easybnb, insieme a calendario, chat con gli ospiti, fatture e prezzi. Il prezzo parte da 39 € al mese per la prima unità, senza costi per ospite o per prenotazione, e i primi 30 giorni sono gratis. Se vuoi vedere come funziona dal lato dell'ospite, la pagina Self check-in mostra ogni passaggio; se vuoi provarlo sulla tua struttura, lascia i tuoi dati nella pagina Alloggiati Web in automatico e ti richiamiamo per attivarlo insieme.