Check-in senza chiavi in Italia: regole e come farlo in regola

Sì, in Italia puoi far entrare gli ospiti senza consegnare le chiavi a mano. Ma devi sempre identificarli con un documento valido e comunicare i loro dati alla Questura nei tempi previsti. La serratura smart o il codice sono solo il mezzo. La parte che conta, per la legge, è il riconoscimento dell'ospite.

Il problema reale di chi affitta

Chi gestisce case in affitto breve lo sa bene. L'ospite scrive che il volo è in ritardo. Arriva alle 23, poi a mezzanotte. Tu sei dall'altra parte della città, o hai già un altro check-in in un'altra casa.

Il check-in in presenza ti lega agli orari degli altri. Il check-in senza chiavi ti libera, ma porta con sé una domanda che molti host si fanno: è legale? E se sì, cosa devo fare per non avere problemi?

La risposta breve: è legale se fai le cose nell'ordine giusto. Vediamo quali.

Cosa chiede la legge italiana

Il punto di partenza è l'articolo 109 del TULPS, il Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza. In pratica dice due cose:

• chi ospita deve identificare ogni ospite con un documento d'identità valido;
• deve comunicare i dati degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web, entro 24 ore dall'arrivo (subito, se il soggiorno dura meno di 24 ore).

Questo vale per tutti: case vacanza, B&B, appartamenti in affitto breve. Se vuoi un ripasso completo sul portale, trovi tutto nella nostra guida su Alloggiati Web e le regole da conoscere.

Negli ultimi anni il tema del self check-in è stato al centro di un acceso dibattito. Il Ministero dell'Interno ha chiesto con una circolare di identificare gli ospiti di persona, e la questione è poi finita davanti al giudice amministrativo, che ha annullato quella circolare. Il messaggio di fondo però non è cambiato: l'identificazione deve essere seria. Non basta ricevere la foto di un documento senza sapere chi c'è davvero davanti alla porta.

A questo si aggiungono le regole locali. Alcuni Comuni sono intervenuti, per esempio, sulle cassette porta-chiavi attaccate in strada o sui portoni. Prima di scegliere una soluzione, controlla cosa prevede il tuo Comune. Per un quadro aggiornato puoi leggere anche cosa è legale e cosa no nel self check-in.

Regola pratica: la chiave puoi non darla a mano. Il controllo su chi entra, invece, non puoi saltarlo.

Cosa ti serve per essere in regola

Un check-in senza chiavi fatto bene ha sempre questi passaggi:

1. Raccogliere i documenti di tutti gli ospiti prima dell'arrivo.
2. Verificare che la persona corrisponda al documento, non solo che il documento esista.
3. Dare accesso solo dopo la verifica, non prima.
4. Inviare la schedina Alloggiati nei tempi di legge.
5. Togliere l'accesso quando il soggiorno finisce.

Se manca uno di questi passaggi, il sistema ha un buco. Il più comune: si mandano codice e istruzioni giorni prima, senza aver visto nessuno.

Come farlo anche senza software

Si può fare tutto a mano. Molti host hanno cominciato così. Ecco un modo semplice.

1. Documenti e riconoscimento

Chiedi all'ospite di mandarti le foto dei documenti di tutti i componenti del gruppo. Poi, il giorno dell'arrivo, fai una breve videochiamata: l'ospite mostra il viso e il documento. Così confronti persona e foto.

2. Accesso alla casa

Usa una serratura a codice e cambia il codice a ogni soggiorno. Comunica il codice solo dopo la videochiamata. Se usi una cassetta porta-chiavi, verifica prima che sia ammessa dove si trova la tua casa.

3. Schedina Alloggiati

Entra nel portale Alloggiati Web e inserisci i dati di ogni ospite. Fallo appena l'ospite arriva, così non rischi di sforare i tempi.

4. Fine soggiorno

Dopo il check-out, cambia il codice. Sempre. Anche se l'ospite ti è sembrato affidabile.

Esempio concreto. Hai due arrivi lo stesso giorno, uno alle 15 e uno alle 22. Con il metodo manuale devi: fare due videochiamate a orari diversi, cambiare due codici, mandarli, compilare due gruppi di schedine. Funziona, ma ti tiene incollato al telefono. Con una sola casa si regge. Con tre o quattro, diventa un secondo lavoro.

Gli errori più comuni

• Mandare il codice troppo presto, prima di aver verificato l'identità.
• Accettare solo il documento del titolare della prenotazione e non quelli degli altri ospiti.
• Usare sempre lo stesso codice, o dimenticarsi di cambiarlo.
• Rimandare la schedina a fine giornata e poi scordarsela.
• Non controllare le regole del proprio Comune su keybox e accessi.

Sul tema dei codici che si attivano e scadono da soli abbiamo scritto una guida a parte: il PIN che nasce e scade da solo.

Come lo fa Easybnb

Gestiamo case a Roma ogni giorno. Il metodo manuale lo conosciamo bene, con tutti i suoi limiti. Per questo in Easybnb abbiamo messo in fila gli stessi passaggi, ma senza doverli seguire tu uno per uno.

• Identificazione con documento e selfie. L'ospite carica il documento e si scatta un selfie. Così il riconoscimento non si ferma alla foto del documento: c'è anche il confronto con la persona.
• Codici porta attivi solo durante il soggiorno. Il codice funziona dall'arrivo alla partenza. Prima non apre, dopo non apre più. Non devi ricordarti di cambiarlo.
• Schedina Alloggiati inviata in automatico il giorno dell'arrivo. I dati raccolti vengono usati per la comunicazione alla Questura, senza ricopiarli a mano nel portale.

Riprendiamo l'esempio dei due arrivi, alle 15 e alle 22. Gli ospiti fanno la loro identificazione, i codici si attivano per il loro soggiorno, la schedina parte il giorno dell'arrivo. Tu controlli che sia tutto a posto, invece di rincorrere ogni singolo passaggio.

Vuoi vedere come funziona sulle tue case? Prova Easybnb gratis per 7 giorni, oppure chiedici una demo: te lo mostriamo su un caso reale.

Domande frequenti

Il check-in senza chiavi è legale in Italia?

Sì, a patto di identificare ogni ospite con un documento valido, verificare che corrisponda alla persona e comunicare i dati alla Questura tramite Alloggiati Web nei tempi previsti. Controlla anche eventuali regole del tuo Comune.

Basta ricevere la foto del documento?

No, non è prudente. La sola foto non ti dice chi c'è davvero alla porta. Serve un modo per confrontare il documento con la persona, per esempio una videochiamata o un selfie da confrontare con la foto del documento.

Entro quando va inviata la schedina Alloggiati?

Entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Se il soggiorno dura meno di 24 ore, la comunicazione va fatta subito all'arrivo.

Posso usare una cassetta porta-chiavi?

Dipende da dove si trova la tua casa. Alcuni Comuni hanno messo limiti alle cassette fissate in strada o sui portoni. Verifica le regole locali prima di installarla e, in ogni caso, consegna l'accesso solo dopo aver identificato l'ospite.