Fattura all'azienda dell'ospite: dati giusti e niente scarti SDI

Quando un ospite ti chiede la fattura intestata alla sua azienda, ti servono i dati fiscali completi e corretti dell'azienda, non i suoi dati personali. Il momento giusto per chiederli è prima di emettere la fattura, idealmente durante il check-in. Così eviti correzioni a posteriori e scarti dello SDI.

Il problema reale: la richiesta arriva sempre tardi

Chi gestisce case a Roma lo sa bene. L'ospite prenota a nome suo, paga con la sua carta, fa il check-in. Poi, il giorno della partenza o una settimana dopo, scrive: "Mi serve la fattura intestata all'azienda".

A quel punto succede spesso una di queste cose:

• hai già emesso il documento a nome della persona e devi rimediare;
• l'ospite ti manda i dati a pezzi, in chat, con una ragione sociale abbreviata;
• manca il codice destinatario o la PEC, e devi inseguirlo;
• la partita IVA ha una cifra sbagliata e la fattura viene scartata dallo SDI.

Ogni scarto è tempo perso: ricontrollare, correggere, rinviare, spiegare all'ospite perché la fattura non è ancora arrivata.

Prima di tutto: devi emettere fattura?

Non tutti gli host emettono fattura. Dipende da come è inquadrata la tua attività. Se affitti come privato in regime di locazione breve, di solito non hai partita IVA e quindi non emetti fattura elettronica. Se invece lavori con partita IVA, la fattura fa parte del tuo lavoro quotidiano.

Se non sei sicuro della tua situazione, parti da qui: Partita IVA per affitti brevi: quando serve e quando no. E per le regole generali sulla fattura elettronica nel nostro settore trovi tutto in Fattura elettronica affitti brevi: quando serve e come farla.

In questo articolo diamo per scontato che tu la fattura la emetta, e che il problema sia farla bene quando il cliente è un'azienda.

Quali dati chiedere all'ospite azienda

Per una fattura intestata a un'azienda italiana ti servono questi dati:

• Ragione sociale completa, scritta esattamente come risulta (per esempio con "S.r.l." o "S.p.A.").
• Partita IVA dell'azienda.
• Codice fiscale dell'azienda, se diverso dalla partita IVA.
• Indirizzo della sede legale: via, numero civico, CAP, comune, provincia.
• Codice destinatario (detto anche codice SDI) oppure PEC, cioè il canale dove l'azienda riceve le fatture elettroniche.

Due precisazioni utili:

• Se l'azienda non ti comunica né codice destinatario né PEC, nel campo del codice si usa 0000000 e la fattura sarà comunque disponibile all'azienda nella sua area riservata dell'Agenzia delle Entrate. Meglio però chiedere il codice: l'amministrazione dell'azienda di solito lo preferisce.
• Se l'azienda è estera, le regole cambiano. In questo caso confrontati con il tuo commercialista su come compilare la fattura.

Perché lo SDI scarta le fatture

Lo SDI è il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Riceve la tua fattura, fa dei controlli formali e, se qualcosa non torna, la scarta. Una fattura scartata non è considerata emessa: va corretta e reinviata.

Nel caso di clienti azienda, gli errori più comuni sono banali:

• Partita IVA sbagliata: una cifra invertita, una cifra mancante, oppure una partita IVA cessata.
• Codice fiscale non coerente con quello registrato.
• Codice destinatario scritto male, con una lettera al posto di un numero (la O e lo zero sono un classico).
• Dati copiati da una vecchia fattura dell'ospite, magari di un'azienda per cui non lavora più.

Quasi sempre il problema nasce da un dato scritto a mano, in fretta, in una chat o al telefono.

Come evitare gli scarti anche senza software

Puoi ridurre molto gli errori con qualche abitudine semplice.

1. Chiedi subito se serve la fattura. Inseriscilo nel messaggio di conferma o nelle istruzioni pre-arrivo: "Ti serve fattura intestata a un'azienda? Se sì, mandaci i dati prima del check-in."
2. Usa sempre lo stesso modulo. Un elenco fisso di campi (quelli visti sopra) evita che manchi qualcosa.
3. Fatti mandare i dati per iscritto. Meglio ancora se l'ospite li copia dalla visura o dalla carta intestata della sua azienda. Niente dettature al telefono.
4. Controlla la partita IVA prima di emettere. Sul sito dell'Agenzia delle Entrate c'è un servizio di verifica della partita IVA. Bastano pochi secondi.
5. Rileggi il codice destinatario lettera per lettera. È il campo dove si sbaglia di più.
6. Se c'è un dubbio, non emettere. Scrivi all'ospite e aspetta la conferma. Una fattura in ritardo di un giorno è meglio di una fattura scartata.

Funziona, ma richiede disciplina. Con tante prenotazioni e più appartamenti, qualche dato sbagliato prima o poi passa.

Come lo fa Easybnb

In Easybnb i dati di fatturazione entrano nel check-in online, cioè nel momento in cui l'ospite sta già compilando i suoi dati. Se vuoi capire come funziona il check-in digitale in generale, trovi la guida qui: Check-in digitale per affitti brevi: guida passo passo per host.

Ecco cosa succede in pratica:

• L'ospite sceglie se è un privato o un'azienda. Se sceglie azienda, compila i dati di fatturazione dell'azienda. Non devi inseguirlo dopo la partenza.
• I dati vengono controllati prima di emettere la fattura. Non parti da un dato copiato da una chat senza nessuna verifica.
• Se c'è un errore certo, la fattura resta in bozza invece di essere inviata e scartata. Tu vedi che c'è un problema, chiedi la correzione all'ospite e poi emetti.

Un esempio concreto. Marco prenota un bilocale a Prati per una trasferta di lavoro. Nel check-in sceglie "azienda" e inserisce i dati della sua società, ma sbaglia una cifra della partita IVA. Il controllo segnala l'errore e la fattura resta in bozza. Tu gli scrivi, lui ti manda la partita IVA giusta, correggi ed emetti. Nessuno scarto, nessun reinvio, nessuna mail imbarazzata con l'amministrazione della sua azienda.

Cosa fare se la fattura è già stata scartata

Se ti è già successo, niente panico. Una fattura scartata dallo SDI non risulta emessa, quindi va corretta e inviata di nuovo. Le regole su tempi, numerazione e data del nuovo invio vanno seguite con attenzione: chiedi conferma al tuo commercialista su come procedere nel tuo caso.

Poi chiediti dove è nato l'errore. Quasi sempre la risposta è: il dato è arrivato tardi, incompleto o scritto a mano. Sistemare quel passaggio vale più di qualsiasi correzione.

Prova Easybnb

Se ricevi spesso richieste di fattura da ospiti in trasferta di lavoro, raccogliere i dati nel check-in e controllarli prima dell'emissione ti toglie un bel po' di lavoro inutile. Puoi provare Easybnb gratis per 7 giorni, oppure chiederci una demo: te lo mostriamo su un caso reale, con le domande che hai tu.

Domande frequenti

Posso intestare la fattura all'azienda se la prenotazione è a nome dell'ospite?

Sì, succede spesso con le trasferte di lavoro. L'importante è avere i dati fiscali completi e corretti dell'azienda prima di emettere la fattura. Per casi particolari chiedi conferma al tuo commercialista.

Cosa succede se l'ospite non ha il codice destinatario?

Puoi usare la PEC dell'azienda. Se non ha né codice né PEC, nel campo del codice destinatario si inserisce 0000000 e l'azienda troverà la fattura nella sua area riservata dell'Agenzia delle Entrate.

Come verifico che una partita IVA sia corretta?

Puoi usare il servizio di verifica della partita IVA sul sito dell'Agenzia delle Entrate. Se usi Easybnb, i dati inseriti nel check-in vengono controllati prima dell'emissione della fattura.

Se affitto come privato devo emettere fattura all'azienda?

Di norma la fattura elettronica la emette chi ha partita IVA. Se affitti come privato la situazione è diversa: verifica il tuo inquadramento con il commercialista prima di rispondere all'ospite.