Politica di cancellazione su Booking: quale scegliere per guadagnare di più

Su Booking.com scegli tu la politica di cancellazione per ogni tariffa. Non è un dettaglio tecnico: cambia chi prenota, quanto guadagni e quante camere restano vuote all'ultimo momento. Vediamo le opzioni disponibili, come Booking le mostra agli ospiti e quale strategia conviene a un host italiano.

Le tariffe che puoi impostare su Booking

Booking permette di costruire diverse tariffe sulla stessa camera, ognuna con condizioni di cancellazione diverse. Le tre più usate sono:

• Tariffa flessibile: cancellazione gratuita fino a un certo numero di giorni prima dell'arrivo, deciso da te (24 ore, 48 ore o anche 7 giorni). L'ospite paga il prezzo pieno.
• Tariffa non rimborsabile: l'ospite non ha diritto a rimborso se cancella. In cambio tu offri uno sconto, di solito tra il 10% e il 15%.
• Tariffa semi-flessibile con acconto: cancellazione gratuita entro una certa data, ma l'ospite versa un acconto alla prenotazione, che resta a te se cancella dopo quella data.

Come Booking le mostra all'ospite

Booking segnala la cancellazione gratuita con un'etichetta ben visibile vicino al prezzo. Questo aumenta la conversione: chi è indeciso prenota prima se sa di poter cambiare idea senza perdere soldi. La tariffa non rimborsabile invece compare con un prezzo più basso e un avviso chiaro sulle condizioni. Booking la mostra soprattutto a chi filtra la ricerca per prezzo più conveniente. Avere entrambe le tariffe attive ti fa comparire in più ricerche: sia chi cerca flessibilità sia chi cerca il prezzo migliore.

I numeri da guardare prima di scegliere

Prima di decidere quali condizioni impostare, controlla questi dati della tua struttura:

• Tasso di cancellazione: quante prenotazioni degli ultimi mesi sono state cancellate e con quanto anticipo. Se le cancellazioni arrivano quasi sempre a ridosso della data, la tariffa flessibile ti espone di più.
• Anticipo medio di prenotazione: se i tuoi ospiti prenotano con mesi di anticipo, puoi permetterti finestre di cancellazione gratuita più lunghe. Se prenotano all'ultimo momento, conviene restringere.
• Stagionalità: in alta stagione la domanda è forte e puoi permetterti condizioni più rigide. In bassa stagione, meglio essere più flessibili per non perdere prenotazioni.

La strategia che conviene: proponi entrambe le tariffe

Non serve scegliere una sola politica per tutto l'anno. La soluzione più efficace è offrire sempre due opzioni sulla stessa camera: tariffa flessibile a prezzo pieno e tariffa non rimborsabile con uno sconto del 10-15%. Lasci scegliere all'ospite: chi ha piani certi risparmia, chi vuole margine di manovra paga il prezzo pieno ma resta libero di cancellare. Il risultato è che aumenti le prenotazioni totali senza rinunciare al controllo sulle disdette.

Quando stringere e quando allargare

Le condizioni non devono restare fisse tutto l'anno. Alcuni casi in cui conviene muoversi:

• Stringi in alta stagione, in occasione di eventi e fiere in città, e negli ultimi giorni prima dell'arrivo: fai in modo che la finestra di cancellazione gratuita si chiuda con un margine ragionevole, non il giorno prima del check-in.
• Allarga in bassa stagione o nei periodi con poca domanda, quando vedi il calendario con date scoperte che rischiano di restare vuote.

Le prenotazioni no-show: come segnalarle

Se un ospite non si presenta e non ha cancellato, è un no-show. Vai nella prenotazione su Booking e segnala che l'ospite non si è presentato: di solito hai una finestra di qualche giorno dopo la data di arrivo mancata per farlo. Segnalarlo è importante per due motivi: ti dà diritto all'addebito previsto dalla tariffa e aggiorna le statistiche della struttura, così non vieni penalizzato per una camera rimasta vuota per colpa dell'ospite.

Cancellazioni tardive: come farti pagare

Con la tariffa non rimborsabile o con acconto, hai diritto a trattenere l'importo dovuto anche se l'ospite cancella tardi. Ecco come incassarlo in pratica:

• Carta virtuale Booking, dove attiva: Booking genera una carta prepagata già caricata con l'importo dovuto, che addebiti come una carta normale.
• Carta dell'ospite: se non hai la carta virtuale, addebiti direttamente la carta inserita in prenotazione, nei limiti previsti dalla policy scelta.
• Pre-autorizzazione: per le tariffe più rigide puoi chiedere una pre-autorizzazione al momento della prenotazione, così i fondi sono già bloccati e l'addebito successivo è più semplice.
• Carta non valida: se il pagamento va a vuoto, segnala il problema a Booking direttamente dalla prenotazione. Agisci in fretta: più passa il tempo, più difficile diventa recuperare l'importo.

Per le cancellazioni a ridosso della data trovi indicazioni operative più dettagliate in questa guida sulle cancellazioni last minute.

Coerenza con Airbnb e con il tuo sito diretto

Le condizioni di cancellazione dovrebbero essere simili su tutti i canali. Se su Booking sei flessibile e su Airbnb rigido, confondi chi ti confronta tra i due portali e rischi malintesi su un canale mentre sull'altro va tutto bene. Vale anche per il sito diretto: se offri condizioni migliori dei portali per convincere a prenotare senza commissioni, tienile comunque coerenti con quanto proponi altrove, altrimenti generi contestazioni difficili da gestire. Easybnb allinea prezzi e piani tariffari su tutti i portali e sul tuo sito da un unico calendario, così non rischi di avere condizioni diverse per la stessa data senza accorgertene.

Domande frequenti

Conviene sempre offrire la tariffa non rimborsabile?

No. Conviene offrirla insieme a quella flessibile, non al posto suo. Usata da sola riduce le prenotazioni di chi non è ancora sicuro dei propri piani.

Quanto sconto devo dare sulla tariffa non rimborsabile?

Di solito tra il 10% e il 15% rispetto alla tariffa flessibile. Uno sconto più alto riduce troppo il margine, uno più basso non basta a convincere l'ospite a rinunciare alla flessibilità.

Posso cambiare la politica di cancellazione a stagione in corso?

Sì, puoi modificarla in ogni momento dal pannello tariffe. Le nuove condizioni valgono per le prenotazioni future, non per quelle già confermate.