Ricevute di Alloggiati Web: dal portale spariscono dopo 30 giorni, ma vanno tenute 5 anni

Chi affitta case o camere a turisti conosce bene l'obbligo di comunicare gli ospiti alla Polizia di Stato con il portale Alloggiati Web, entro 24 ore dall'arrivo. Molti però si fermano all'invio. C'è un secondo passaggio, meno conosciuto, che conta altrettanto: scaricare e conservare la ricevuta.

Cosa dice la Questura

Le FAQ di Alloggiati Web pubblicate dalle Questure sul sito della Polizia di Stato sono chiare. La ricevuta digitale viene emessa il giorno dopo l'invio delle schedine e resta visibile nel portale per 30 giorni. Va scaricata e conservata sul computer o su un supporto esterno, e i file vanno conservati per 5 anni, da mostrare agli organi di Polizia in caso di controllo. Non serve stamparli.

• Il giorno dopo l'invio: la ricevuta compare nel portale.
• Dopo 30 giorni: non è più visibile nel portale.
• Per 5 anni: va conservata e mostrata se arriva un controllo.

In pratica: se non scarichi le ricevute ogni mese, dopo 30 giorni non le recuperi più dal portale.

Perché succede, anche a chi usa un gestionale

Tanti host oggi fanno partire le schedine da un gestionale o da un'app di check-in, ed è comodo. Ma inviare la schedina e scaricare la ricevuta sono due cose diverse. Se il programma si ferma all'invio, la ricevuta resta nel portale e dopo un mese non c'è più. Te ne accorgi solo il giorno del controllo. Se vuoi un ripasso su come funziona il portale, trovi tutto nella guida su come funziona Alloggiati Web.

Come scaricarle, se lo fai a mano

1. Entra in Alloggiati Web con le tue credenziali.
2. Apri la sezione delle ricevute e scarica i file dei giorni che ti mancano: arrivano in un file compresso, da aprire con un normale programma di decompressione.
3. Salvali in una cartella con anno e mese, e fanne una copia su un secondo supporto, come consiglia la stessa Questura.
4. Ripeti ogni mese, prima che passino 30 giorni dall'invio.

Tre domande da fare al tuo gestionale

• Scarica la ricevuta di Alloggiati Web, o si ferma all'invio?
• Dove la conserva, e per quanto tempo?
• Se domani arriva un controllo, in quanti minuti la ritrovi?

Come lo facciamo noi

Gestiamo case a Roma dal 2016 e ci siamo costruiti il software che usiamo ogni giorno. Easybnb manda le schedine ad Alloggiati Web e il giorno dopo scarica da solo la ricevuta e la conserva per cinque anni, collegata alla prenotazione: se arriva un controllo, la trovi cercando il nome dell'ospite. Trovi il percorso completo, con un breve video, nella pagina Alloggiati Web in automatico.