Area ospite per affitti brevi: un solo link per codici, wifi e regole

Se ogni ospite ti scrive per chiedere la password del wifi, il codice del portone e l'orario del check-out, il problema non sono gli ospiti. Manca un posto unico dove trovano tutto. La soluzione è un link solo, sempre lo stesso, con codici, wifi, regole e consigli. Ecco come costruirlo, anche senza software, e come lo facciamo noi con Easybnb.

Qual è il problema vero?

Chi gestisce case lo sa: le informazioni ci sono, ma sono sparse. Il codice d'accesso sta in un messaggio su Booking. La password del wifi è scritta su un foglio in cucina. Le regole sono in un PDF allegato a una mail che nessuno apre. I consigli sul quartiere li mandi su WhatsApp, quando ti ricordi.

Il risultato è sempre lo stesso:

• l'ospite arriva davanti al portone e non trova il codice;
• ti scrive alle undici di sera per la password del wifi;
• chiede a che ora deve lasciare la casa, anche se l'hai già scritto;
• non sa dove buttare la spazzatura e la lascia sul pianerottolo.

Non è distrazione. Il viaggiatore riceve decine di messaggi tra voli, treni e prenotazioni. Se l'informazione non è facile da ritrovare nel momento in cui gli serve, per lui non esiste. E allora scrive a te.

Abbiamo raccolto le richieste più comuni in un altro articolo: le 15 domande che ogni ospite fa (e come rispondere una volta sola). Quasi tutte hanno la stessa risposta: mettila in un posto unico.

Cosa deve contenere un'area ospite

L'area ospite è una pagina, o un documento, che l'ospite apre dal telefono. Deve rispondere alle domande prima che lui te le faccia. Ecco cosa non può mancare.

Per entrare in casa

• indirizzo esatto, con numero civico, scala, piano e interno;
• come aprire il portone e la porta di casa;
• i codici d'accesso, se usi una serratura con PIN o una cassetta;
• orario di check-in.

Per stare bene in casa

• nome della rete wifi e password, scritti in modo leggibile;
• come funzionano caldaia, aria condizionata, lavatrice, piano cottura;
• dove sono asciugamani di ricambio, ferro da stiro, phon;
• come si fa la raccolta differenziata e dove si buttano i rifiuti.

Le regole

• orario di check-out e cosa fare con le chiavi;
• rumore, fumo, ospiti esterni, animali;
• cosa fare se si rompe qualcosa.

Sulle regole conviene essere brevi e chiari. Se vuoi una base da cui partire, guarda le 8 regole della casa più importanti per gli affitti brevi.

I consigli

• dove fare la spesa vicino casa;
• un paio di posti dove mangiare che conosci davvero;
• come arrivare dalla stazione o dall'aeroporto;
• un numero da chiamare in caso di problemi.

Un esempio da Roma: se la casa è a Trastevere, non serve una guida della città. Basta dire dove prendere il tram, qual è il forno più vicino e quale strada evitare con il trolley perché ha i sampietrini sconnessi. Cose piccole, che l'ospite non trova su Google.

Come farlo anche senza software

Puoi partire oggi, con strumenti gratuiti. Non serve niente di complicato.

1. Scrivi tutto in un documento online. Usa un editor di testo condiviso e crea un documento per ogni casa. Dividilo con titoli chiari: Arrivo, Wifi, Casa, Regole, Partenza, Consigli.
2. Rendilo leggibile dal telefono. Frasi corte, elenchi, niente blocchi di testo. L'ospite lo legge in strada, con una mano sola.
3. Scrivilo anche in inglese. Molti ospiti non parlano italiano. Se ti serve una mano, leggi i nostri consigli per scrivere la descrizione della casa in inglese.
4. Manda sempre lo stesso link. Inseriscilo nel messaggio di conferma e ripetilo il giorno prima dell'arrivo.
5. Aggiornalo quando cambia qualcosa. Nuova password del wifi, nuova regola del condominio: correggi il documento, il link resta lo stesso.

Questo metodo funziona. Ha però un limite: i codici d'accesso. Se il codice cambia a ogni prenotazione, non puoi scriverlo in un documento uguale per tutti. Lo devi mandare a parte, a mano, ogni volta. E torni ad avere informazioni sparse.

C'è anche un secondo limite. Fattura e ricevuta della tassa di soggiorno restano fuori: le prepari e le mandi via mail, e se l'ospite le perde ti scrive di nuovo.

Cosa non mettere nell'area ospite

Un link si inoltra facilmente. Quindi pensa a chi potrebbe leggerlo oltre all'ospite.

• Niente codici fissi in un documento pubblico. Se il codice del portone è sempre lo stesso e il link gira, chiunque può entrare.
• Niente dati personali tuoi o dei vicini che non servono all'ospite.
• Niente regole scritte in tono minaccioso. L'ospite deve sentirsi accolto, non sorvegliato.

Sui codici vale la pena fare un passo in più. Un PIN diverso per ogni soggiorno, che funziona solo nelle date della prenotazione, toglie gran parte del rischio. Ne parliamo qui: codici d'accesso per affitti brevi, il PIN che nasce e scade da solo.

Come lo fa Easybnb

Noi gestiamo case a Roma ogni giorno, e il documento condiviso lo abbiamo usato a lungo. Il punto debole era sempre lo stesso: le informazioni personali di ogni soggiorno restavano fuori. Per questo in Easybnb l'area ospite funziona così.

• Un link solo, quello del check-in. L'ospite riceve un link per fare il check-in. Nello stesso link trova codici, wifi, orari e consigli. Non deve cercare tra mail e chat.
• Fattura e ricevuta della tassa di soggiorno. Sempre dallo stesso link, l'ospite scarica la fattura e la ricevuta della tassa di soggiorno. Non deve chiedertele, e tu non devi rimandarle.

In pratica, l'ospite ha un posto unico per tutto il soggiorno: prima di arrivare, durante e dopo la partenza. Tu ricevi meno messaggi uguali e hai più tempo per quelli che contano davvero.

Da dove partire oggi

Se non hai ancora niente, fai così:

1. prendi gli ultimi messaggi degli ospiti e segna le domande che si ripetono;
2. scrivi una risposta breve per ognuna;
3. mettile in ordine: arrivo, soggiorno, partenza, consigli;
4. manda il link al prossimo ospite e guarda quali domande arrivano ancora.

Ogni domanda che arriva lo stesso è un'informazione da aggiungere o da scrivere meglio.

Se vuoi avere codici, wifi, orari, consigli, fattura e ricevuta della tassa di soggiorno nello stesso link del check-in, prova Easybnb gratis per 30 giorni. Oppure chiedici una demo: te lo mostriamo su una delle tue case.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra area ospite e messaggi automatici?

I messaggi arrivano in un momento preciso e poi si perdono nella chat. L'area ospite è un posto fisso: l'ospite la riapre quando gli serve, anche a metà soggiorno, e trova le informazioni aggiornate.

Posso usare la stessa area ospite per più case?

Puoi tenere uguali le parti comuni, come le regole generali. Indirizzo, istruzioni di accesso, wifi e consigli sul quartiere però cambiano da casa a casa. Meglio una pagina per ogni appartamento.

In che lingua conviene scriverla?

Almeno in italiano e in inglese. Scrivi frasi corte e semplici: le capisce anche chi usa un traduttore automatico.

È sicuro mettere i codici d'accesso in un link?

Dipende dal codice. Un codice fisso in un documento che può essere inoltrato è un rischio. Un codice legato al singolo soggiorno, mostrato solo all'ospite di quella prenotazione, è molto più sicuro.