Tassa di soggiorno: farla pagare prima dell'arrivo senza contanti

La tassa di soggiorno si può far pagare prima dell'arrivo, con carta, senza toccare un euro in contanti. Ti servono tre cose: l'importo giusto, un modo semplice per pagare e una traccia di ogni incasso per la dichiarazione al Comune. Qui vediamo come farlo, sia a mano sia con un gestionale.

Perché incassarla in contanti è un problema

Chi gestisce case lo sa bene. La tassa di soggiorno è una cifra piccola, ma ti fa perdere tempo e ti espone a errori. In pratica succede questo:

• L'ospite arriva a mezzanotte e non ha contanti.
• Gli ospiti stranieri spesso non sanno nemmeno che esiste la tassa.
• Devi avere il resto, e quasi mai ce l'hai.
• Con il self check-in non c'è nessuno a incassare.
• A fine periodo devi ricostruire chi ha pagato e quanto, magari da un quaderno o da qualche messaggio.
• Ogni tanto qualcuno parte senza pagare, e ti tocca rincorrerlo.

Il punto è semplice: di solito sei tu, come gestore, a dover riscuotere la tassa e poi versarla e dichiararla al Comune. Se l'incasso è disordinato, lo è anche la dichiarazione.

Cosa devi sapere prima di chiedere il pagamento

Prima di mandare una richiesta all'ospite, chiarisci questi punti:

• Le regole del tuo Comune. Tariffa, numero massimo di notti tassabili ed esenzioni cambiano da città a città. Controlla sempre il regolamento aggiornato.
• Come si calcola. In generale l'importo dipende da quanti ospiti pagano e per quante notti. Se vuoi ripassare il meccanismo, trovi tutto in come si calcola, si incassa e si dichiara la tassa di soggiorno.
• Chi è esente. Alcune categorie di ospiti possono non pagare. Chiedi le informazioni prima, non sul pianerottolo.
• La ricevuta. L'ospite deve poter dimostrare di aver pagato, e tu devi poter dimostrare di aver incassato.

Esempio concreto: arrivano 2 adulti per 3 notti. Sono 6 pernottamenti. Li moltiplichi per la tariffa prevista dal tuo Comune per quella tipologia di alloggio, tenendo conto di eventuali limiti di notti ed esenzioni. Quello è l'importo da chiedere.

Come farla pagare prima dell'arrivo, anche senza software

Si può fare anche a mano. Ecco i metodi più usati, con pro e contro.

1. Link di pagamento con carta. Crei un link con l'importo e lo mandi all'ospite qualche giorno prima. È comodo per chi paga, ma devi creare un link per ogni prenotazione, controllare chi ha pagato e tenere un registro a parte.
2. Bonifico. Funziona con ospiti italiani. Con chi viene dall'estero è lento, a volte costoso per l'ospite, e spesso ti ritrovi a controllare l'estratto conto per capire chi ha pagato cosa.
3. Tramite il portale di prenotazione. In alcuni casi i portali incassano l'imposta per conto dell'host. Verifica nelle impostazioni del tuo annuncio e con il Comune cosa vale per te, per non farla pagare due volte o non farla pagare affatto.

Qualunque metodo usi, comunica la tassa con chiarezza: nell'annuncio, nel messaggio di conferma e nel promemoria prima dell'arrivo. Un ospite avvisato paga senza discutere.

Un messaggio che puoi copiare

Ecco un esempio da adattare:

Ciao Marco, grazie per la prenotazione! Ti ricordo che il Comune applica la tassa di soggiorno, che non è inclusa nel prezzo. Per voi 2 ospiti e 3 notti l'importo è indicato qui sotto. Puoi pagarla con carta prima di arrivare, così all'arrivo entri e basta. Riceverai subito la ricevuta.

Breve, chiaro, con un motivo concreto per pagare subito: arrivare senza pensieri.

Gli errori più comuni

• Chiedere la tassa solo all'arrivo. Se l'ospite non ha contanti, sei bloccato.
• Sbagliare il numero di ospiti. La prenotazione dice 2, poi arrivano in 3. Fai confermare il numero esatto prima.
• Non tenere traccia degli incassi. A fine periodo la dichiarazione diventa un puzzle.
• Non dare la ricevuta. L'ospite si lamenta, e tu non hai una prova ordinata.
• Ignorare le esenzioni. Fai pagare chi non deve, o non fai pagare chi deve.

Come lo fa Easybnb

Noi gestiamo case a Roma ogni giorno, e questo problema l'abbiamo vissuto in prima persona. Per questo in Easybnb il pagamento della tassa di soggiorno è dentro il check-in online: l'ospite lo fa nello stesso momento in cui inserisce i suoi dati, senza passaggi in più.

Ecco come funziona:

• L'ospite paga con carta durante il check-in. Niente contanti, niente resto, niente appuntamenti per incassare.
• L'importo è calcolato su ospiti e notti. Non devi fare conti a mano per ogni prenotazione.
• L'incasso resta registrato. Quando arriva il momento della dichiarazione al Comune, hai già tutto in ordine.
• L'ospite ha la ricevuta nella sua area. Se gli serve, la ritrova lì, senza scriverti.

Il vantaggio più grande si vede con il self check-in: nessuno deve essere presente per incassare, e tu non devi rincorrere nessuno dopo la partenza. Se stai impostando il check-in online da zero, parti dalla nostra guida passo passo al check-in digitale.

Cosa cambia nella tua giornata

Prima: messaggi per ricordare la tassa, contanti in un cassetto, un foglio con chi ha pagato, ricevute scritte a mano.

Dopo: l'ospite completa il check-in, paga, riceve la ricevuta. Tu vedi l'incasso registrato e passi alla prenotazione successiva.

Se gestisci più appartamenti, la differenza si moltiplica. Ogni prenotazione che non devi seguire a mano è tempo che torna a te.

Prova Easybnb

Se vuoi smettere di incassare la tassa di soggiorno in contanti, prova Easybnb gratis per 7 giorni e fai il prossimo check-in con il pagamento già incluso. Se preferisci vederlo prima, chiedici una demo: ti mostriamo come funziona su una prenotazione vera.

Domande frequenti

Posso chiedere la tassa di soggiorno prima che l'ospite arrivi?

Sì, puoi chiederla in anticipo, ad esempio durante il check-in online. L'importante è che l'importo sia corretto rispetto a ospiti e notti effettive. Se la prenotazione cambia o viene cancellata, gestisci la differenza secondo le regole del tuo Comune.

E se l'ospite si rifiuta di pagare?

Molti Comuni prevedono una procedura per segnalare il mancato pagamento. Controlla il regolamento della tua città. Chiedere il pagamento prima dell'arrivo riduce molto questi casi, perché l'ospite non è ancora con le valigie in mano.

Se l'ospite paga online, devo comunque dichiarare la tassa al Comune?

Sì. Il pagamento online cambia solo il modo in cui incassi, non i tuoi obblighi. A Roma, ad esempio, c'è la comunicazione trimestrale del contributo di soggiorno. Avere gli incassi già registrati ti rende questo passaggio molto più semplice.

L'ospite riceve una ricevuta?

Con Easybnb sì: dopo il pagamento durante il check-in, l'ospite trova la ricevuta nella sua area. Se incassi in altro modo, ricordati di rilasciarla tu.