Alloggiati Web: scadenze, errori frequenti e invio automatico

La schedina su Alloggiati Web va inviata entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Per i soggiorni più brevi va inviata subito, all'arrivo. Il problema vero non è la regola. È ricordarsene ogni volta, con dati giusti, anche quando hai tre check-in nello stesso giorno. Qui trovi le scadenze, gli errori che vediamo più spesso e come rendere l'invio automatico.

Cosa devi inviare e perché

Chi ospita persone a pagamento, anche per una sola notte, deve comunicare alla Questura i dati di chi alloggia. È un obbligo di legge, non una formalità dei portali di prenotazione. Vale anche se l'ospite ha prenotato su Airbnb o Booking e ha già inserito i suoi dati lì.

La comunicazione si fa sul portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Per ogni ospite servono, in sintesi:

• nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita;
• cittadinanza;
• tipo, numero e luogo di rilascio del documento, per chi deve presentarlo;
• data di arrivo e numero di notti;
• tipo di alloggiato: ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare o membro del gruppo.

Se vuoi un ripasso completo delle regole, trovi tutto in Alloggiati Web della Polizia di Stato: le regole da conoscere.

Quando va inviata la schedina?

La scadenza parte dall'arrivo, non dalla prenotazione. Quindi:

• non puoi inviarla giorni prima: il portale accetta le schedine solo in una finestra precisa rispetto alla data di arrivo;
• non puoi dimenticarla: hai 24 ore dall'arrivo, oppure devi inviarla subito se il soggiorno è più breve.

Questo crea un problema pratico. Non puoi sbrigare tutto quando arriva la prenotazione. Devi farlo proprio nel giorno in cui sei più impegnato: quello dell'ingresso, delle chiavi, delle pulizie appena finite e dei messaggi dell'ospite in ritardo.

Gli errori più frequenti

Gestiamo case a Roma ogni giorno. Questi sono gli sbagli che vediamo più spesso, nostri e dei colleghi.

1. Dati copiati male dal documento

Una lettera sbagliata nel cognome, un numero di passaporto con uno 0 al posto della O, una data di nascita invertita tra giorno e mese. Succede soprattutto quando copi i dati da una foto sfocata mandata in chat alle 23.

2. Luogo di nascita e cittadinanza confusi

Per chi è nato in Italia va indicato il comune, per chi è nato all'estero lo Stato. Chi ha sempre ospiti stranieri e poi riceve un italiano, o il contrario, sbaglia facilmente campo.

3. Tipo di alloggiato sbagliato

Una famiglia non sono tre "ospiti singoli". Va indicato un capofamiglia e poi i familiari. Lo stesso vale per i gruppi. Il documento lo deve presentare chi è registrato come capofamiglia o capogruppo, mentre per gli altri bastano i dati anagrafici.

4. Invio nel giorno sbagliato

Lo provi il giorno prima per portarti avanti e il portale lo rifiuta. Lo rimandi a dopo e te ne dimentichi. È l'errore più banale e anche il più rischioso.

5. Ricevuta non salvata

Dopo l'invio il portale rilascia una ricevuta. È la tua prova di aver comunicato i dati, ma non resta disponibile per sempre. Se non la scarichi e la conservi, in caso di controllo hai poco in mano.

Su come compilare ogni campo senza sbagliare abbiamo scritto una guida dedicata: come inviare le schedine degli ospiti senza errori.

Come gestirla bene anche senza software

Si può fare tutto a mano, e molti host lo fanno. Serve un metodo fisso. Ecco quello che funziona.

1. Chiedi i documenti prima dell'arrivo. Mandali a richiedere qualche giorno prima, con un messaggio chiaro: foto leggibile, intera, senza riflessi.
2. Controlla subito la foto. Se non si legge, chiedine un'altra adesso, non il giorno del check-in.
3. Prepara i dati in anticipo. Trascrivili in un foglio o in una nota, già divisi nei campi del portale.
4. Metti un promemoria per il giorno di arrivo. Non per la prenotazione: per l'arrivo.
5. Verifica che l'ospite sia davvero arrivato. Se il volo salta, la data cambia.
6. Invia e scarica subito la ricevuta. Salvala in una cartella per mese, con nome dell'ospite e data.

Funziona. Ma con più appartamenti diventa un lavoro a parte: decine di foto da trascrivere, promemoria da non saltare, ricevute da archiviare. E basta un giorno storto per mancare una scadenza.

Come la gestisce Easybnb in automatico

Easybnb nasce da chi ha fatto per anni esattamente la procedura qui sopra. Per questo abbiamo automatizzato i passaggi che portano via più tempo e generano più errori.

• I dati arrivano dal documento dell'ospite. L'ospite fotografa il suo documento durante il check-in. Non devi trascrivere niente da una foto in chat.
• La schedina si prepara al check-in. Quando l'ospite completa il check-in, la schedina è pronta.
• Parte da sola il giorno dell'arrivo. Easybnb controlla ogni 4 ore e invia la schedina dentro la finestra accettata dal portale. Niente tentativi il giorno prima e niente promemoria da ricordare.
• Le ricevute restano archiviate. Le ricevute della Questura sono salvate e le ritrovi quando ti servono, senza cartelle sul computer.

Un esempio concreto. Hai un check-in sabato alle 15 in un appartamento e uno alle 21 in un altro. Gli ospiti fanno il check-in online qualche giorno prima e fotografano i documenti. Sabato non devi aprire il portale: le schedine partono da sole e le ricevute finiscono in archivio. Tu ti occupi di accoglienza e pulizie.

È lo stesso principio che applichiamo al resto della gestione, come raccontiamo nell'articolo sul check-in automatico negli affitti brevi: togliere i passaggi ripetitivi, così ti concentri sugli ospiti.

Cosa resta da fare a te

L'automazione toglie il lavoro manuale, non la responsabilità. Ti consigliamo di:

• dare un'occhiata ai documenti caricati, soprattutto se la foto sembra di bassa qualità;
• aggiornare la prenotazione se l'ospite cambia data di arrivo;
• controllare ogni tanto l'archivio delle ricevute, per avere sempre il quadro chiaro.

Provalo sulle tue case

Se ogni check-in ti costa dieci minuti di portale e un po' d'ansia, vale la pena vedere come funziona l'invio automatico. Puoi provare Easybnb gratis per 7 giorni oppure chiederci una demo. Te lo mostriamo su una prenotazione reale.

Domande frequenti

Devo inviare la schedina anche se l'ospite ha prenotato su Airbnb o Booking?

Sì. I portali di prenotazione non comunicano i dati alla Questura al posto tuo. L'obbligo resta a chi ospita.

Posso inviare la schedina appena ricevo la prenotazione?

No. Il portale accetta le schedine solo in una finestra legata alla data di arrivo. Per questo Easybnb prepara la schedina al check-in e la invia il giorno dell'arrivo.

Devo inserire il documento di tutti gli ospiti?

Per famiglie e gruppi il documento va indicato per il capofamiglia o il capogruppo. Per gli altri componenti servono i dati anagrafici. Gli ospiti singoli presentano ciascuno il proprio documento.

Perché è importante conservare la ricevuta?

È la prova che hai comunicato i dati alla Questura. Sul portale non resta disponibile per sempre, quindi va salvata. Con Easybnb le ricevute restano archiviate in automatico.