Contratto con il proprietario: cosa scriverci e firmarlo dal telefono

Il contratto di gestione con il proprietario serve a una cosa sola: mettere per iscritto chi fa cosa, quanto prendi e come si chiude il rapporto. Se è chiaro, eviti l'80% delle discussioni. E oggi non serve un incontro in agenzia per firmarlo: si può fare dal telefono, in pochi minuti.

Qui trovi cosa scriverci, gli errori più comuni e come gestire la firma, con o senza un software.

Il problema reale: accordi a voce e condizioni dimenticate

Chi gestisce case per conto di altri lo sa. All'inizio si parte con una stretta di mano: "Ci pensi tu a tutto, ti do una percentuale". Poi arrivano le domande.

• La percentuale si calcola sul lordo o sul netto delle commissioni dei portali?
• Le pulizie chi le paga?
• Se il proprietario vuole usare la casa ad agosto, chi perde le prenotazioni?
• Se un ospite rompe qualcosa, chi anticipa la riparazione?

Senza un contratto scritto, ogni risposta diventa una trattativa. E dopo qualche mese nessuno ricorda bene cosa si era detto. Anche quando il contratto c'è, spesso è un PDF girato su WhatsApp, firmato a penna, scansionato storto e finito chissà dove.

Cosa scrivere nel contratto di gestione

Non esiste un modello unico valido per tutti. Ma ci sono punti che non dovrebbero mai mancare.

Le parti e l'immobile

Dati completi di proprietario e gestore, indirizzo dell'immobile, eventuali codici identificativi. Se gestisci più case dello stesso proprietario, elencale tutte o fai un contratto per ognuna.

I servizi inclusi (e quelli esclusi)

Scrivi in modo preciso cosa fai tu. Per esempio:

• creazione e gestione degli annunci;
• gestione del calendario e delle tariffe;
• comunicazione con gli ospiti;
• check-in e check-out;
• organizzazione di pulizie e biancheria;
• piccola manutenzione.

Altrettanto importante è dire cosa non è incluso. Le manutenzioni straordinarie, l'acquisto di arredi, le pratiche fiscali del proprietario: se non le fai, scrivilo. Se il confine tra ruoli ti sembra confuso, può aiutarti leggere cosa cambia davvero tra co-host e property manager.

La provvigione e come si calcola

È il punto che genera più liti. Non basta scrivere una percentuale. Devi specificare:

• la base di calcolo: incasso lordo, incasso al netto delle commissioni dei portali, al netto delle pulizie;
• cosa succede con le cancellazioni: se l'ospite paga una penale, la provvigione si applica anche lì?
• eventuali costi fissi a parte, come un importo per l'avvio dell'annuncio o per le pulizie.

Un esempio concreto: "Il gestore trattiene la percentuale concordata sull'importo incassato, al netto delle commissioni del portale e del costo delle pulizie". Una frase così chiude molte discussioni prima che inizino. Se stai ancora decidendo quanto chiedere, guarda quanto costa un property manager a Roma e le domande da fare prima di firmare.

Spese, pagamenti e rendiconto

Chi paga utenze, prodotti di cortesia, biancheria, piccole riparazioni? Chi anticipa e come si rimborsa? Indica anche ogni quanto mandi il rendiconto al proprietario e quando gli versi la sua parte.

Uso della casa da parte del proprietario

Il proprietario può bloccare delle date per sé? Con quanto preavviso? E se blocca date già prenotate? Meglio deciderlo subito.

Danni e assicurazione

Scrivi chi si occupa di gestire i danni causati dagli ospiti, chi tratta con i portali per eventuali rimborsi e se l'immobile ha una copertura assicurativa.

Adempimenti burocratici

Comunicazione degli ospiti, imposta di soggiorno, codici identificativi, dichiarazioni: le regole cambiano spesso e dipendono anche dal Comune. Il contratto deve dire chiaramente quali di questi adempimenti fai tu e quali restano al proprietario.

Durata, rinnovo e recesso

Quanto dura il contratto, se si rinnova da solo, con quanto preavviso si può uscire. Aggiungi cosa succede alle prenotazioni già confermate se il rapporto si chiude: chi le gestisce e chi incassa.

Chiavi, accessi e dati

Chi ha le chiavi, codici delle serrature, accesso agli account dei portali. Alla fine del rapporto, cosa si restituisce e cosa si cancella.

Un consiglio pratico: fai rivedere il tuo modello di contratto una volta da un professionista. Poi lo riusi, cambiando solo i dati e le condizioni economiche.

Contratto con il proprietario e contratto con l'ospite: non confonderli

Sono due documenti diversi. Quello con il proprietario regola il rapporto tra te e chi ti affida la casa. Quello con l'ospite regola il soggiorno. Se ti serve chiarezza anche sul secondo, trovi una guida su quando serve il contratto di affitto breve e cosa includere.

Come far firmare il contratto dal telefono (anche senza software)

Il proprietario spesso non vive a Roma, o comunque non ha tempo per un appuntamento. Le strade più comuni sono queste.

1. PDF via email o WhatsApp, firma a penna e scansione. Funziona, ma è lento. Serve una stampante, il file torna spesso illeggibile e le versioni si moltiplicano.
2. App di firma elettronica generiche. Carichi il PDF, inserisci l'email del proprietario, lui firma dal telefono. Più comodo, ma il contratto resta scollegato dal resto della gestione: le condizioni economiche le devi ricopiare altrove.
3. Firma dentro il gestionale che usi già. Il contratto vive nello stesso posto dove gestisci la casa.

Qualunque strada scegli, segui alcune regole semplici:

• manda sempre la versione definitiva, non una bozza;
• controlla che le condizioni economiche siano scritte in cifre e senza ambiguità;
• conserva il documento firmato in un posto dove lo ritrovi in pochi secondi;
• se cambiano le condizioni, aggiorna il contratto per iscritto, non solo a voce.

Sul valore legale dei diversi tipi di firma elettronica, chiedi conferma al tuo consulente: dipende dal tipo di firma e dall'uso che ne devi fare.

Come lo fai con Easybnb

Gestendo case a Roma tutti i giorni, abbiamo avuto lo stesso problema: contratti sparsi tra email e chat, e la solita domanda del proprietario "ma la percentuale non era diversa?".

Per questo in Easybnb, nella parte dedicata al property manager, il contratto con il proprietario si firma dal telefono. Il proprietario non deve stampare né scansionare niente.

E soprattutto, provvigione e condizioni restano registrate. Quando devi fare i conti a fine mese, o quando il proprietario ti chiede chiarimenti, l'accordo è lì, nero su bianco, collegato alla casa che gestisci. Niente ricerche nelle chat, niente versioni diverse dello stesso file.

Il vantaggio è semplice: meno tempo perso in burocrazia, meno discussioni, rapporto più trasparente con chi ti affida la casa.

Se vuoi vedere come funziona, puoi provare Easybnb gratis per 30 giorni oppure chiedere una demo: ti mostriamo il flusso del contratto su una casa reale.

Domande frequenti

Serve per forza un contratto scritto con il proprietario?

Anche quando si conoscono bene, un accordo scritto protegge entrambi. Mette nero su bianco provvigione, servizi e modalità di uscita, cioè i punti su cui nascono quasi tutte le discussioni.

Posso usare lo stesso contratto per tutti i proprietari?

Puoi usare lo stesso modello, ma adatta sempre i dati dell'immobile, i servizi inclusi e le condizioni economiche. Ogni casa e ogni proprietario hanno esigenze diverse.

Cosa succede se voglio cambiare la provvigione dopo la firma?

Concorda la modifica con il proprietario e mettila per iscritto, con un nuovo contratto o un'integrazione firmata. Evita le modifiche solo a voce.

La firma dal telefono ha valore come quella a penna?

Dipende dal tipo di firma elettronica utilizzata. Per i casi specifici, il riferimento giusto è il tuo consulente legale o commercialista.