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Le schedine alla Questura: come controllo che siano partite, e cosa faccio se una è ferma?

Impari a controllare che le schedine degli ospiti siano arrivate alla Polizia, a far ripartire quelle ferme e a scaricare le ricevute. Il controllo ti prende un minuto al giorno, una correzione circa cinque.

Prima di cominciare
  • Alloggiati Web deve essere già collegato: apri la struttura, voce Compliance, riquadro Alloggiati Web (Polizia di Stato). Ci deve essere la spunta su Abilitato e la scritta Connessione attiva.
  • Se sei un collaboratore, il titolare deve averti dato la pagina Comunicazioni PS.
  • Per correggere una schedina ti servono i dati giusti dell'ospite: tieni a portata di mano la foto del suo documento.
Occhio a questo
  • Comunicare gli ospiti alla Polizia entro 24 ore dall'arrivo è un obbligo di legge (l'app richiama l'art. 109 TULPS) e chi non lo fa rischia sanzioni. Easybnb manda le schedine al posto tuo, ma la responsabilità resta tua: dai un'occhiata ogni giorno in cui hai arrivi.
  • Non fidarti della scritta verde ✓ Tutto a posto in alto. Oggi il registro dei rifiuti lo legge solo Easybnb, quindi nel tuo pannello resta verde anche con una schedina bloccata, e il numero grande del riquadro Alloggiati Web (Polizia) segna 0/0. Guarda la riga Comunicati ad Alloggiati e le prenotazioni una per una: conta solo ✓ Inviata.
  • Una schedina già rifiutata dalla Polizia viene ritentata solo nel giorno dell'arrivo, solo dopo che hai salvato una correzione, e al massimo otto volte. Se l'arrivo era ieri e al giro successivo la riga non diventa ✓ Inviata, inseriscila a mano sul portale Alloggiati Web senza aspettare.
  • L'assistente in chat non invia e non rimanda le schedine, di proposito: una schedina sbagliata, una volta trasmessa, non si annulla. Può dirti dove guardare o farti richiamare, niente di più.
  • La scritta Connessione attiva ricorda solo l'ultima prova riuscita: non si accorge da sola se la password è cambiata. Se cambi la password sul portale della Polizia, aggiornala subito anche nella struttura, voce Compliance, campo Password account PdS *. Poi premi Testa connessione e Salva modifiche in alto.
  • Se nella struttura hai spuntato solo alcune camere, gli ospiti delle altre risultano — Non abilitata e non vengono comunicati a nessuno.
  • Se l'abbonamento Easybnb è sospeso, gli invii automatici si fermano.
  • La lista mostra al massimo 100 prenotazioni. Se ne hai di più, restringi il periodo.

Controlla se le schedine sono partite

  1. Dal telefono tocca Menu in basso a destra e poi Finanza. Dal computer Finanza è nel menu a sinistra.
  2. In alto, sotto il titolo della pagina, tocca la scheda Comunicazioni PS.
  3. Scegli il periodo con Dal e Al. Per il controllo di tutti i giorni basta il pulsante 7gg. Conta la data di arrivo dell'ospite, non il giorno dell'invio.
  4. Scendi fino alla lista Comunicazioni per prenotazione. C'è una riga per ogni prenotazione. Dal telefono scorri la tabella di lato col dito per vedere tutte le colonne.
  5. Guarda la colonna Alloggiati (Polizia). Se leggi ✓ Inviata, quella prenotazione è a posto.
  6. Controlla una per una le righe con arrivo di oggi e di ieri. Sono le uniche su cui fai ancora in tempo a intervenire.

Cosa vogliono dire le scritte

  1. ✓ Inviata vuol dire che la schedina è arrivata alla Polizia. Non devi fare niente.
  2. Senza check-in vuol dire che nessuno ha ancora inserito i dati degli ospiti. Finché l'ospite non fa il check-in online, o non li scrivi tu nella prenotazione, non parte niente.
  3. ⏳ Attesa documenti vuol dire che i nomi ci sono ma la schedina non è ancora partita. Prima del giorno di arrivo è normale: l'app la manda solo dal giorno dell'arrivo. Se l'ospite è già arrivato, c'è qualcosa da sistemare.
  4. — Non abilitata vuol dire che quella camera non è tra quelle che hai scelto di comunicare. Si decide nella struttura, voce Compliance, alla parte Camere abilitate per invio Alloggiati.
  5. Una cosa da sapere: oggi un rifiuto della Polizia nel tuo pannello non si vede. Le scritte ⚠ Errore e ⚠ Fuori finestra esistono, ma per ora compaiono solo a Easybnb. A te la riga resta su ⏳ Attesa documenti.
  6. Quindi la regola pratica è una sola: se l'ospite è arrivato e la riga non è ✓ Inviata, trattala come un problema.

La schedina è ferma: correggi i dati

  1. Tocca la riga della prenotazione. Si apre la finestra Anteprima prenotazione.
  2. In fondo alla finestra tocca Apri pagina completa →.
  3. Nella prenotazione tocca la scheda 🪪 Ospiti.
  4. Apri la scheda di ogni ospite toccando il suo nome e confronta i dati con il documento. Per tutti servono Nome, Cognome, Sesso, Data nascita e Nazionalità. Nel menu Sesso le voci sono in inglese: MALE è maschio, FEMALE è femmina.
  5. Almeno un ospite, di solito chi ha prenotato, deve avere anche Tipo documento e Numero documento. Gli sbagli più comuni sono un numero di documento che manca e un nome scritto con simboli o caratteri strani.
  6. Tocca Salva in alto a destra nella scheda di quell'ospite. Ogni ospite ha il suo Salva. In basso compare l'avviso Ospite aggiornato.
  7. Non c'è un bottone per rimandare la schedina: ci pensa l'app. Riprova da sola ogni quattro ore: a mezzanotte, alle 4, alle 8, a mezzogiorno, alle 16 e alle 20. Dopo uno di questi orari torna su Comunicazioni PS e controlla che la riga sia diventata ✓ Inviata.

È passato troppo tempo, e dove trovi le ricevute

  1. La regola è questa: il portale della Polizia accetta solo arrivi di oggi o di ieri. Per arrivi più vecchi l'app non manda più niente, nemmeno se correggi i dati.
  2. In quel caso entra tu nel portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, con le tue credenziali, e inserisci la schedina a mano da lì. Per tempi e modi vale quello che ti dice il portale o la tua Questura.
  3. In Easybnb quella riga non diventerà ✓ Inviata: non c'è modo di segnarla a mano. Conserva tu la ricevuta che ti dà il portale.
  4. Le ricevute delle schedine partite da Easybnb sono nella stessa lista, colonna Ricevuta. Quando c'è il bottone Scarica, toccalo e ti salva il PDF. La ricevuta della Polizia è una per giorno: dentro ci sono tutte le schedine mandate quel giorno.
  5. Se al posto del bottone leggi In arrivo è normale. L'app ritira le ricevute dalla Polizia ogni giorno alle 12:00, a partire dal giorno dopo l'invio.
  6. Se dopo due o tre giorni leggi ancora In arrivo, la ricevuta la trovi comunque sul portale Alloggiati Web. Faccelo sapere, così controlliamo.
  7. Per scaricarle tutte insieme tocca ⬇ Ricevute in alto nella lista. Il bottone compare solo quando c'è almeno una ricevuta pronta, e scarica una dopo l'altra quelle del periodo che hai scelto.
Se sei ancora collegato con Octorate

Se sei ancora su Octorate e le schedine le manda Octorate, qui la riga risulta comunque ✓ Inviata, ma la ricevuta non arriva in Easybnb: resta su In arrivo. In quel caso la ricevuta la scarichi dal portale Alloggiati Web.

Quando conviene chiamarci

Fatti richiamare se l'ospite è arrivato oggi, i dati sono completi e salvati, e dopo il giro successivo (quattro o cinque ore) la riga non è ancora ✓ Inviata: Easybnb vede il motivo esatto del rifiuto, tu no. Chiama anche se hai aggiornato la password e Testa connessione continua a non andare. Se però mancano poche ore alla scadenza, non aspettare noi: inserisci la schedina a mano sul portale Alloggiati Web.

Fatti richiamare dal pannello →

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