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Arriva un ospite: come gli mando il check-in e come lo approvo?

Impari a mandare all'ospite il link del check-in online, a controllare quello che ha caricato e ad approvarlo, e a capire perché a volte il check-in resta fermo (tassa di soggiorno non pagata o un dato che manca). Ci metti due minuti a prenotazione, e spesso l'app fa quasi tutto da sola.

Prima di cominciare
  • Una prenotazione non cancellata. Il link del check-in nasce da solo con la prenotazione: non devi attivare niente.
  • Un modo per scrivere all'ospite: WhatsApp, la chat del portale o l'email.
Occhio a questo
  • Finché il check-in non è Check-in ok l'ospite NON vede i codici della porta, il WiFi e la guida della casa. Se la tassa di soggiorno è da pagare, approvare non basta: leggi sempre il riquadro che compare dopo ✅ È la stessa persona.
  • In fondo a ogni scheda ospite c'è Fai rifare il check-in. Non toglie la persona: svuota i suoi dati e le foto, ti chiede conferma e poi compare Ospite azzerato: dovrà rifare il check-in. Rimandagli lo stesso link, gli altri ospiti non rifanno niente. Non confonderlo con 🗑 Elimina in alto a destra: quello cancella tutta la prenotazione.
  • Per un check-in online non usare ✅ Segna check-in completato, in fondo alla scheda 🪪 Ospiti. Serve solo quando hai l'ospite davanti con il documento in mano: risulta riconosciuto di persona da te.
  • Nel dubbio non rifiutare: chiedi la video-call. Il rifiuto fa rifare tutte le foto all'ospite.
  • La tassa blocca il check-in solo se sulla struttura hai collegato Stripe, cioè se l'ospite può davvero pagarla online. Senza Stripe il check-in si chiude lo stesso e la tassa la incassi tu.
  • La patente di guida non vale come documento. Se l'ospite ci prova, nella scheda 🪪 Ospiti compare l'avviso documento rifiutato: gli serve carta d'identità o passaporto.
  • Se la stessa persona compare due volte, o due ospiti hanno lo stesso numero di documento, il check-in non si chiude da solo: sistema il doppione.
  • Il bottone Apri nel riquadro Self check-in apre la pagina vera dell'ospite. Non caricare foto di prova: finirebbero dentro la prenotazione.
  • L'assistente ti sa dare il link del check-in e può anche scrivere all'ospite al posto tuo: prima ti fa vedere il testo e su quale canale parte, controllali prima di confermare. Non può approvare o rifiutare un check-in: quello lo fai tu guardando le foto.

Mandi il link del check-in

  1. Apri la prenotazione: la trovi nel menu, in Calendario oppure in Prenotazioni.
  2. In alto a destra tocca Copia link check-in. In basso compare l'avviso Link copiato.
  3. Incolla il link nel messaggio all'ospite: WhatsApp, chat del portale o email, come preferisci.
  4. Se gli ospiti sono più di uno il link è sempre lo stesso. Ognuno lo apre, anche dal suo telefono, e sceglie il proprio nome nella schermata Chi sei?.
  5. Scrivi all'ospite di aprire il link con Safari o Chrome. Se lo apre dentro WhatsApp, Instagram o l'app della posta, la fotocamera può restare bloccata.
  6. Per non farlo a mano ogni volta vai in Ospiti, Messaggi automatici e nel testo del messaggio scrivi {{selfCheckinLink}}: quando parte, al suo posto l'ospite trova il suo link.
  7. Per sapere a che punto è guarda l'etichetta accanto al nome dell'ospite, in alto: Check-in da fare, Check-in in corso, Check-in in verifica, Check-in da rifare oppure Check-in ok.

Controlli e approvi

  1. Spesso non devi fare niente: l'app confronta da sola il selfie con il documento e, se tutto torna, il check-in diventa Check-in ok. Tocca a te solo quando il confronto non è sicuro.
  2. In quel caso al titolare arriva la notifica Controlla il documento a mano. Toccala: si apre la prenotazione già sulla scheda 🪪 Ospiti. In alternativa apri una prenotazione con l'etichetta Check-in in verifica e scegli 🪪 Ospiti.
  3. In alto vedi quattro caselle: Ospiti, Verifiche, Tassa di soggiorno e Alloggiati. Ti dicono subito a che punto sei.
  4. Sotto c'è una riga per ogni ospite, con un'etichetta colorata. Quella da guardare dice Da controllare o Da verificare: tocca la riga per aprirla. Se leggi In corso: l'ospite sta caricando, aspetta che finisca: i bottoni compaiono dopo.
  5. In cima alla scheda trovi il riquadro 🪪 Verifica identità con le foto in piccolo: Selfie, Documento · fronte e Documento · retro. Tocca una foto per ingrandirla. Guarda occhi, naso, mento e orecchie: capelli, barba e occhiali non contano.
  6. Se è la stessa persona tocca ✅ È la stessa persona. Approvi solo quell'ospite: il check-in si chiude quando sono verificati tutti. Quando succede leggi ✅ Check-in completato e l'ospite vede i codici della porta nella sua area.
  7. Se non riesci a decidere tocca 📞 Non riesco a decidere → chiedi una video-call: si apre WhatsApp con un messaggio già pronto per l'ospite. Compare solo se l'ospite ha lasciato il telefono.
  8. Se è davvero un'altra persona tocca ❌ È una persona diversa, scegli il motivo dall'elenco e tocca Conferma rifiuto. La prenotazione diventa Check-in da rifare. Scrivi all'ospite di riaprire lo stesso link: lì legge il motivo e rifà le foto, poi la verifica torna a te.
  9. Hai sbagliato a decidere? In fondo al riquadro tocca Rimetti in attesa e scegli di nuovo.

Se la tassa di soggiorno non è pagata

  1. Se la tassa è dovuta e l'ospite non l'ha pagata, sopra i bottoni vedi l'avviso 💶 Tassa di soggiorno da pagare. Puoi approvare lo stesso.
  2. Dopo ✅ È la stessa persona compare il riquadro ⏳ Il check-in non è ancora chiuso con la frase Il check-in resta in attesa: manca la tassa di soggiorno e l'importo tra parentesi.
  3. Vuol dire che l'identità è a posto, ma il check-in NON è chiuso. L'ospite NON vede ancora i codici della porta né il WiFi.
  4. Vai nella scheda 📋 Panoramica e scendi fino al riquadro 🏛 Tassa di soggiorno.
  5. Se lì leggi 💶 Da pagare, accanto trovi Invia su WhatsApp e Copia link: manda all'ospite la pagina per pagare con la carta.
  6. Se quella scritta e quei due bottoni non ci sono, l'ospite non ha ancora provato a pagare. Rimandagli il link del check-in: all'ultimo passo trova il bottone per pagare la tassa. Appena paga, nel riquadro leggi ✅ Pagata e il check-in si chiude da solo: non devi approvare di nuovo.
  7. Se per quella prenotazione la tassa l'ha già incassata il portale, nello stesso riquadro apri il menu a tendina e scegli Inclusa nel prezzo. Se l'ospite ha chiesto l'esenzione, leggi il motivo e tocca Conferma esenzione oppure Respingi (deve pagare).

Se a un ospite manca un dato

  1. Te ne accorgi così: dopo ✅ È la stessa persona resta il riquadro ⏳ Il check-in non è ancora chiuso. Sotto c'è scritto chi manca e cosa manca, con i nomi veri.
  2. Nelle righe degli ospiti i dati che mancano sono già aperti, con accanto manca. Per ognuno servono Nome, Cognome, Sesso, Data di nascita, il luogo di nascita (Paese di nascita o Città di nascita), Cittadinanza, Tipo documento, Numero documento e Luogo di rilascio. Serve anche che la sua identità sia approvata.
  3. Per il primo ospite, se vive in Italia e tu emetti fattura, servono anche Indirizzo, CAP e Città.
  4. Se vedi il riquadro ⚠️ Campi da controllare a mano, parti da lì: ti dice già quali campi la scansione non ha letto bene.
  5. Scrivi tu il dato che manca guardando la foto del documento. Per cambiare un dato già scritto tocca prima Modifica. Poi tocca Salva, in fondo alla scheda di quell'ospite: compare Ospite aggiornato.
  6. Quando tutti gli ospiti sono completi il check-in si chiude da solo poco dopo e l'etichetta diventa Check-in ok.
  7. Se manca una persona intera tocca + Aggiungi ospite, sotto l'elenco, compila la sua scheda e tocca il suo Salva. Se lei non può caricare documento e selfie dal suo telefono, puoi chiudere il check-in di persona quando la vedi.
Puoi anche chiederlo all'assistente

Nel pannello, apri l'assistente e scrivigli: Mi dai il link del check-in di Mario Rossi, quello che arriva il 20 settembre?

Quando conviene chiamarci

Fatti richiamare se tutti gli ospiti hanno i dati completi, l'identità è approvata, la tassa risulta pagata e l'etichetta resta comunque Check-in in verifica. Fallo subito se l'ospite è già davanti alla porta e non vede i codici: non perdere tempo a riprovare.

Fatti richiamare dal pannello →

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Verificata sull'app il 21 ottobre 2026. Hai trovato qualcosa che non torna? Diccelo.