Istat e Ross1000: cosa comunicare e come non dimenticarsene

Se affitti per brevi periodi, devi comunicare alla tua Regione i dati statistici sugli ospiti: quanti arrivano, quante notti restano e da dove vengono. In molte regioni lo fai tramite Ross1000 o un portale simile. Il modo per non dimenticartene è uno solo: usare i dati che già raccogli al check-in, invece di ricopiarli a mano ogni volta.

Di cosa parliamo, in breve

La comunicazione Istat è diversa da quella alla Questura. Alloggiati Web serve alla pubblica sicurezza e riguarda l'identità di ogni ospite. La comunicazione Istat serve alle statistiche sul turismo e riguarda i numeri: arrivi, presenze e provenienza.

Sono due obblighi separati, con portali separati. Fare uno non ti esonera dall'altro. Se vuoi un ripasso sulla parte Questura, trovi tutto nella guida su come inviare i dati degli ospiti con Alloggiati Web.

Ross1000 è uno dei gestionali usati dalle Regioni per raccogliere questi dati. Non tutte le Regioni usano lo stesso strumento, e regole e scadenze cambiano da territorio a territorio. Per questo il primo passo è sempre verificare cosa chiede la tua Regione. Ne abbiamo parlato nel dettaglio qui: Ross1000 e ISTAT: la comunicazione statistica per gli affitti brevi.

Cosa devi comunicare

I dati richiesti possono variare leggermente da Regione a Regione, ma il cuore è quasi sempre questo:

• Arrivi: quante persone sono arrivate nella tua struttura.
• Presenze: quante notti hanno trascorso, in totale.
• Provenienza: lo Stato estero di residenza oppure, per gli italiani, la provincia o la regione.
• Dati sulla struttura: ad esempio i giorni di apertura o le unità occupate, se la tua Regione li richiede.

Un esempio concreto. Arriva una famiglia di quattro persone residenti in Germania e resta tre notti. Per la statistica sono 4 arrivi e 12 presenze, con provenienza Germania. Niente di complicato, se il dato è corretto alla fonte.

Attenzione anche ai periodi senza ospiti. In molti casi va comunicato anche il periodo senza movimenti o la chiusura della struttura. Controlla cosa prevede la tua Regione: è uno degli errori più comuni.

Perché ci si dimentica (e perché succede a tutti)

Gestendo case a Roma ogni giorno, sappiamo come va. La comunicazione Istat non ha un ospite davanti che ti ricorda di farla. Non blocca il check-in, non blocca il pagamento. È una cosa che si fa "dopo". E il dopo, nella stagione piena, arriva tardi.

I problemi tipici sono questi:

• Dati sparsi: un documento su WhatsApp, una mail, una foto nel telefono di chi ha fatto il check-in.
• Doppio lavoro: hai già inserito gli ospiti su Alloggiati Web e devi ricopiare quasi gli stessi dati su un altro portale.
• Errori di provenienza: confondere nazionalità e residenza. Un cittadino italiano residente all'estero, per la statistica, va indicato con lo Stato di residenza.
• Scadenze diverse: Questura, tassa di soggiorno e Istat hanno tempi propri. Tenerli tutti a mente è faticoso.
• Più strutture: se gestisci più appartamenti, ogni struttura ha il suo codice e le sue comunicazioni.

Come organizzarti, anche senza software

Si può fare bene anche a mano. Serve metodo. Ecco una routine semplice che funziona:

1. Verifica le regole della tua Regione: portale da usare, credenziali, scadenze e dati richiesti. Scrivili in un documento e tienilo a portata di mano.
2. Raccogli i dati giusti al check-in: per ogni ospite chiedi data di arrivo, data di partenza e residenza, non solo nazionalità.
3. Usa un unico registro: un foglio di calcolo con una riga per ospite. Colonne minime: struttura, nome, arrivo, partenza, notti, residenza.
4. Fissa un promemoria ricorrente: nel calendario del telefono, con un po' di anticipo rispetto alla scadenza della tua Regione.
5. Fai un controllo incrociato: confronta il registro con le prenotazioni del periodo. Ogni prenotazione deve avere i suoi ospiti, ogni ospite le sue notti.
6. Ricordati dei periodi vuoti: se la struttura è rimasta chiusa o senza ospiti, verifica se va comunicato.

Se è la prima volta che invii i dati, segui la procedura passo passo nella guida su come completare l'invio dei dati Istat.

Il limite del metodo manuale è chiaro: funziona finché hai tempo. Con tante prenotazioni o più appartamenti, il foglio di calcolo diventa un secondo lavoro. E ogni volta che ricopi un dato, c'è il rischio di sbagliarlo.

Come lo fa Easybnb

Il punto è semplice: i dati che servono all'Istat li hai già. Sono quelli del check-in. Con Easybnb i dati Istat si compilano con quelli del check-in, quindi non devi inserirli a mano per ogni ospite.

In pratica:

• raccogli i dati degli ospiti una volta sola, al check-in;
• quegli stessi dati vengono usati per compilare la parte statistica;
• non devi ricopiare nomi, date e provenienze su un altro foglio.

Cosa cambia per te? Meno passaggi, meno errori di battitura, meno tempo davanti al computer. E soprattutto non devi ricostruire a fine periodo chi è arrivato e quando: il dato c'è già, ed è lo stesso che hai raccolto all'arrivo dell'ospite.

Resta importante una cosa: la qualità del dato parte dal check-in. Se l'ospite indica la residenza corretta, anche la statistica sarà corretta. Vale con qualsiasi strumento.

Una routine che regge anche in alta stagione

Che tu usi un software o il foglio di calcolo, la regola è la stessa: un dato si raccoglie una volta sola e si usa per tutto. Meno copie fai, meno errori fai.

La comunicazione Istat non è difficile. È solo facile da rimandare. Toglile il lavoro di copia e diventa un'abitudine.

Se vuoi vedere come funziona sulle tue strutture, puoi provare Easybnb gratis per 7 giorni oppure chiederci una demo. Ti mostriamo come passano i dati dal check-in alla compilazione Istat, con i tuoi casi reali.

Domande frequenti

La comunicazione Istat sostituisce Alloggiati Web?

No. Sono due obblighi diversi. Alloggiati Web riguarda la Questura e l'identità degli ospiti. La comunicazione Istat riguarda i dati statistici sul turismo e passa dalla tua Regione.

Devo usare per forza Ross1000?

Dipende dalla Regione. Molte usano Ross1000, altre hanno portali propri. Verifica sul sito della tua Regione quale strumento è previsto e come ottenere le credenziali.

Se nel periodo non ho avuto ospiti devo comunicare qualcosa?

In molti casi sì: va indicato che non ci sono stati movimenti o che la struttura era chiusa. Le regole precise le fissa la tua Regione, quindi controlla lì.

Con Easybnb devo ancora inserire i dati degli ospiti a mano?

No, non per ogni ospite. I dati Istat si compilano con quelli raccolti al check-in, quindi li inserisci una volta sola.