CIN, SCIA, Alloggiati, tassa di soggiorno: obblighi e chi li fa

Chi affitta casa per brevi periodi ha due tipi di obblighi. Ci sono quelli che fai una volta sola, come CIN e SCIA. Poi ci sono quelli che tornano a ogni ospite: Alloggiati Web, Istat, tassa di soggiorno, ricevute o fatture. I primi li sistemi e te li dimentichi. I secondi sono quelli che ti mangiano il tempo, e sono anche quelli che puoi far fare a qualcun altro: a un collaboratore, al commercialista o a un software.

Qual è il problema vero?

Il problema non è capire le regole. Quelle, con un po' di pazienza, le capisci. Il problema è farle sempre, per ogni prenotazione, senza saltarne una.

Pensa a una settimana normale ad agosto. Hai tre arrivi in un giorno, un ospite che atterra a mezzanotte, uno che ti manda i documenti solo quando è già davanti al portone. Intanto devi gestire le pulizie e rispondere ai messaggi. In mezzo a tutto questo devi ricordarti di:

• inviare i dati di ogni ospite alla Questura;
• comunicare arrivi e presenze per le statistiche;
• incassare la tassa di soggiorno e segnarla da qualche parte;
• emettere ricevuta o fattura, se la tua forma di attività lo richiede.

Basta una giornata storta e qualcosa resta indietro. E con la burocrazia, quello che resta indietro di solito torna a cercarti.

Gli obblighi che fai una volta sola

Questi sono i passaggi per mettere in regola la casa. Richiedono attenzione all'inizio, poi si fermano lì, salvo modifiche o rinnovi.

CIN

Il CIN è il Codice Identificativo Nazionale. Lo richiedi per ogni immobile che affitti a turisti. Poi lo devi esporre all'esterno dell'immobile e inserire negli annunci su Airbnb, Booking e sugli altri portali. Per ottenerlo l'immobile deve rispettare anche alcuni requisiti di sicurezza richiesti dalla normativa. Se non l'hai ancora fatto, parti da qui: Non ho il CIN: cosa rischio e come ottenerlo.

SCIA

La SCIA è la segnalazione che presenti al Comune per avviare un'attività ricettiva. Serve o non serve in base alla forma con cui affitti: B&B, casa vacanze, affittacamere, locazione turistica. Le regole cambiano anche da Regione a Regione. Prima di partire verifica con il tuo Comune, o con il commercialista, che cosa vale nel tuo caso.

Credenziali e accessi

Prima di ricevere il primo ospite ti servono gli accessi ai portali che userai sempre:

• Alloggiati Web, per comunicare gli ospiti alla Polizia di Stato;
• il sistema regionale per le statistiche Istat;
• il portale del Comune per la tassa di soggiorno (a Roma è GeCoS).

Anche questo è lavoro da fare una volta. Ma senza questi accessi non puoi fare quasi niente di quello che viene dopo.

Gli obblighi che tornano a ogni ospite

Qui sta il carico vero. Non sono difficili, ma sono tanti e sono sempre uguali.

Alloggiati Web

Per ogni ospite che dorme da te devi inviare i dati alla Questura tramite il portale Alloggiati Web, nei tempi previsti dalla legge. Ti servono nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza e i dati del documento. Il punto critico è sempre lo stesso: avere i documenti in tempo e inviarli senza errori. Qui trovi i passaggi nel dettaglio: Alloggiati Web: come inviare i dati degli ospiti alla Questura.

Istat

Arrivi e presenze vanno comunicati anche ai fini statistici, tramite il sistema previsto dalla tua Regione. Spesso i dati sono gli stessi che hai già inserito per la Questura. Eppure molti host li riscrivono a mano una seconda volta.

Tassa di soggiorno

La tassa la paga l'ospite, ma sei tu che la incassi, la registri e poi la dichiari e la versi al Comune. Devi sapere chi è esente, quante notti conteggiare e quanto hai incassato in ogni periodo. Se lavori a Roma, qui trovi tariffe, esenzioni e scadenze aggiornate: Tassa di soggiorno a Roma 2026: tariffe, esenzioni e scadenze GeCoS.

Ricevute e fatture

Ogni soggiorno va documentato dal punto di vista fiscale. Se operi con partita IVA, questo vuol dire fattura elettronica. In ogni caso i redditi vanno dichiarati. Quale regime fiscale ti conviene è una domanda da fare al commercialista, non a un blog.

Chi può farli al posto tuo?

Hai quattro strade. Non si escludono a vicenda.

1. Li fai tu, a mano. Funziona se hai una casa e pochi ospiti. Ti serve un metodo: un foglio con tutte le prenotazioni, un promemoria fisso per ogni arrivo, una cartella per i documenti.
2. Un collaboratore o un co-host. Ti toglie il lavoro, ma devi formarlo e controllare che lo faccia. La responsabilità resta comunque tua.
3. Il commercialista. È la persona giusta per regime fiscale, dichiarazione dei redditi e dubbi sulla tassa di soggiorno. Di solito però non invia gli Alloggiati ogni sera.
4. Un software. Si prende le attività ripetitive, quelle che seguono sempre gli stessi passaggi a ogni prenotazione.

La combinazione più comune è questa: CIN e SCIA li fai tu una volta, il commercialista segue la parte fiscale, il software fa il lavoro quotidiano.

Come si organizza anche senza software

Se per ora vuoi fare tutto a mano, almeno organizzati così:

• Chiedi i documenti prima dell'arrivo. Mettilo nel messaggio di conferma della prenotazione, non il giorno stesso.
• Un solo foglio per tutto. Per ogni prenotazione: date, numero di ospiti, esenti, tassa incassata, Alloggiati inviato sì/no, Istat inviato sì/no.
• Fai gli invii a orario fisso. Per esempio ogni sera alle 21, per tutti gli arrivi del giorno.
• Chiudi ogni periodo subito. A fine mese controlla che la tassa incassata corrisponda alle notti registrate. Così, quando arriva la dichiarazione, i numeri ce li hai già.

Funziona, ma dipende tutto da te. Se salti una sera, nessuno se ne accorge finché non è tardi.

Come lo fa Easybnb

Gestiamo case a Roma tutti i giorni. Easybnb è nato proprio per toglierci di dosso le attività che si ripetono a ogni prenotazione. Con gli adempimenti automatici:

• Alloggiati Web: i dati degli ospiti vengono inviati in automatico il giorno dell'arrivo.
• Istat: le comunicazioni statistiche partono in automatico, senza ricopiare i dati.
• Tassa di soggiorno: viene incassata e registrata. Sai sempre quanto hai incassato e per quali soggiorni.
• Fattura elettronica: viene emessa in automatico.

Cosa resta a te? Le cose che si fanno una volta sola, come CIN e SCIA, e le scelte fiscali da concordare con il tuo commercialista. Per la tassa di soggiorno, quando arriva il momento della dichiarazione hai già tutto registrato e in ordine, invece di ricostruirlo da messaggi e ricevute.

In pratica: la sera non devi più ricordarti chi è arrivato e cosa hai inviato. Lo fa il sistema, e tu controlli.

Se vuoi vedere come funziona sulle tue case, puoi provare Easybnb gratis per 30 giorni oppure chiederci una demo. Te lo mostriamo con prenotazioni vere, non con le slide.

Domande frequenti

Se uso un software, la responsabilità degli adempimenti passa a lui?

No. Il software fa gli invii al posto tuo, ma la responsabilità verso Questura, Comune e Fisco resta di chi gestisce l'alloggio. Per questo conviene comunque dare un'occhiata ogni tanto che tutto sia andato a buon fine.

Il CIN me lo può richiedere Easybnb?

No, il CIN lo richiedi tu, una volta per ogni immobile. Easybnb si occupa degli adempimenti che si ripetono a ogni prenotazione: Alloggiati Web, Istat, tassa di soggiorno e fattura elettronica.

Ho una sola casa: mi serve davvero automatizzare?

Con una casa e pochi ospiti puoi cavartela a mano, se sei costante. L'automazione diventa utile quando aumentano arrivi o immobili, o quando non vuoi più dipendere dalla tua memoria in alta stagione.

La tassa di soggiorno la dichiara Easybnb al Comune?

Easybnb incassa e registra la tassa di soggiorno, così hai i dati pronti e corretti. La dichiarazione e il versamento al Comune seguono le regole del tuo Comune: verifica le scadenze sul portale comunale, a Roma GeCoS, o con il tuo commercialista.